[스크랩] 넘쳐나는 데이터, 정리의 기술

각종 매체에서 쏟아내는 정보의 홍수 속에서 자신에게 필요한 정보를 취사선택하고 효율적으로 활용하는 자신만의 시스템을 만드는 일은 더없이 중요하다. 정보력이 곧 경쟁력인 요즘, 정리는 곧 경쟁력이다.

명함 명함을 받았으면 만난 날짜와 상대방의 생김새 중 눈에 띄는 특징, 소개시켜준 사람의 이름, 인물의 중요도 등을 반드시 메모해둔다. 다음에 만났을 때 첫 만남 당시의 분위기가 떠오를 만한 단서를 적는 것이다. 명함이 많이 모이면 중요한 인맥 데이터베이스가 된다. 앞으로 자주 연락을 취할 만한 사람의 명함은 1백~2백 장의 명함이 들어갈 정도의 소형 명함철에 넣어둔다. 그 밖의 사람은 대형 명함철에 보관한다. 명함을 무리하게 분류하려고 애쓸 필요는 없다. 3~4가지 정도가 적당하다. 정리의 예 명함을 받으면 날짜 등을 적고 일단 명함 케이스에 넣는다. → 명함 케이스에는 만난 순서대로 넣는다. 이곳이 임시 보관소인 셈. → 한 달에 한 번 명함 케이스를 체크해서 3~4개의 분류로 명함철에 보관한다. 이때 필요 없을 것 같은 명함은 과감히 버린다. → 연락을 가장 자주 취하는 사람은 명함 케이스의 가장 앞쪽에 넣어 전화번호부 대용으로 쓴다. 갑자기 떠오른 아이디어 처음 메모하는 용지는 아무것이나 상관없다. 용도, 내용, 목적에 맞춰 메모장을 달리 쓴다면 오히려 혼란스럽고 재빨리 옮겨 적기 어렵다. 생각이 나면 냅킨에라도 바로 적는다. 이렇게 적은 메모는 딱 한 권의 노트(크기는 상관없다. 일일이 옮겨 적는 게 귀찮다면 A4 정도 크기를 준비해 메모지 자체를 붙여도 된다)에 모으는 게 좋다. 가장 중요한 것은 이렇게 차곡차곡 모은 메모들을 다시 한 번 읽어보는 과정을 거쳐야 한다는 것. 이 메모장을 다시 읽어보면서 표시하거나 새로운 아이디어를 적으면서 사후 관리를 하는 것. 여력이 있다면 테마를 정해서 테마별로 메모장과 자료 사진, 신문 스크랩 등을 한꺼번에 통에 넣어둔다. 컴퓨터 속 파일들 우선 자신이 만든 문서나 사진을 보관하는 폴더를 정리할 땐 유사한 문서는 한 폴더에 보관한다는 원칙을 지키도록 한다. 예를 들어 워드로 작성한 기획서나 엑셀로 작성한 결산 서류가 모두‘내 문서’안에 뒤섞여 있으면 파일 수가 적을 때는 괜찮지만 머지않아 수습할 수 없게 된다. ‘심리학 기말 리포트’등 동일한 테마로 묶이는 문서와 자료들은 작성한 소프트웨어가 달라도 동일한 폴더에 보관하되 그 숫자가 많아지면 그 안에서 다시 한 번 ‘자료’, ‘작업 중 ’, ‘파이널’ 등 세부 폴더를 만들어 정리한다. 불필요하게 깔린 프로그램도 윈도 제어판의 프로그램 추가/제거’에 들어가 수시로 정리해주어야 컴퓨터 속도가 느려지지 않는다. 읽은 책 책은 반드시 세로로 세워놓는다. 밑으로 책이 쌓이면 결국 밑에 있는 책은 꺼내보기 귀찮아지고 곧 쓸모없는 물건이 되어버리기 때문. 책은 보관하는 것이 목적이 아니다. 문학 서적은 좀 다르지만 실용 서적은 중요 부분만 추려 보관해도 된다. 책을 읽고 나면 표지와 목차는 복사해둔다. 이게 쌓이면 필요할 때 들추어 볼 수 있는 나름의 데이터베이스가 되기 때문. 공감하는 부분이나 인생에 보탬이 될 만한 부분은 메모장에 옮겨 적어두면 좋다. 이렇게 핵심을 추려낸 책은 과감히 버린다. 쌓여만 가는 잡지 잡지는 정보의 보고이다. 공간이 충분하고 진열해놓고 바라보는 것을 좋아하며, 정리를 잘하는 사람이라면 상관없지만, 그렇지 못한 사람이라면 매달 사 보는 잡지는 다 읽고 나면 즉시 해체하도록 한다. 자신의 관심사대로 특집 취재, 연재되는 칼럼, 인터뷰 기사, 영화 리뷰 등으로 분류해서 따로따로 정리한다. 1년분이든 10년분이든 이렇게 정리하고 나면 따로따로 분류한 각 자료들은 또 다른 의미의 정보가 된다. 예를 들어 영화를 소개하는 페이지가 10년분이 모이면 하나의 정보가 되며 취미 수준을 뛰어넘는 지식이 될 것이다. 받은 우편물 결론부터 말하면 엽서나 편지는 개인적으로 의미가 있는 사람에게 받은 것이 아닌 이상 모아두지 않는 것이 최선이다. 책상 여기저기에 쌓인 엽서나 편지를 일단 책상 위에 꺼내놓은 후, 기한이 지난 통지류 엽서는 버리고, 추억이 담긴 연하장은 따로‘우편물 보관용’폴더를 만들어 넣고 나머진 버린다. 세미나나 행사 초청 편지는 가능한 한 참석 여부를 결정해 빨리 회신해주고, 그 스케줄을 수첩에 메모한 후 버린다. 이전 통지 편지의 경우는 주소 부분을 오려내 명함철에 넣어두거나 주소록에 적고 나머지는 버린다. 디카 사진 가장 쉬운 방법은 ‘20061207-남이섬 여행’ 처럼 찍은 날짜와 장소를 폴더명으로 만들어 데이터를 넣어두고, 이것을 CD 한 장에 백업해두는 것이다. CD 커버에도 컴퓨터 속 폴더명과 같은 제목을 적어둔다. 만약 사진 장수가 많다면 ‘음식’, ‘인물’, ‘풍경’ 등 세부 항목으로 나누어도 좋다. 이렇게 세부 항목으로 나눠 정리했다면 반드시 커버에도 세부 카테고리명을 적어둘 것. 이렇게 구운 CD에 시중에서 판매하는 팬시 커버를 입혀 보관하면 금상첨화. 이렇게 쌓인 CD는 1년 단위로 케이스에 담아 보관한다. 만약 찍어둔 사진을 자주 꺼내 사용해야 한다면 음식은 음식 사진끼리, 인물을 인물 사진끼리 모아 케이스에 담아둘 것.     출처 : 쎄씨 참고도서 : <정리의 기술>(북뱅크)

출처 : 길동이네 리폼이야기

글쓴이 : 길동이누나 원글보기

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